働きかた

なるほど!窓口やってみて、わかったの7つこと

Blog 160816A

こんにちはヤダイチです。

グラフィックデザインやイラストを描いています。

最近初めて仕事で、案件の窓口とうものをやってみています。
うちの会社でいう窓口とは社内関係者の意見や資料を先方の担当に伝えたり提出したりする役です。
先方からの意見や返答もすべてぼく宛にきますので、それに対してどうアプローチするかというのも
社内に確認をとりぼくから返事しています。

小さい規模のものはいままでやっていたのですが、社内の他部署にも
随時確認、情報共有しながら進めるような案件は今回が初めてでドキドキしています。
しかし、意外となんとなかなっています!

先輩がやっているのを横で見ていたときにはどうやって管理してるんだろうと疑問に思っていたのですが
自分がやると目から鱗が落ちっぱなしです。ポロポロポロ…。

なので、ぼくが窓口を経験してわかったことを紹介していきます!

1,実作業をしないことに超不安になる

まずはコレ。窓口業務をすると関係者の連絡や、確認、スケジュール調整でほぼ1日が終わるんですねー…。
気づくとデザイナーなのにそもそもPhotoshopすら立ち上げてない日があったりと不安になります。
横を見れば、必要な素材をガンガン制作している同僚。「おれ、なにも手を動かしてないけどいいのか!?」
思ったりしました。けど、よく考えると、自分の仕事は窓口なので、それを確実にやることが第一です。

2,人にまかせることが上手になる

自分は手を動かさない。と割り切ると人に頼むのが楽になります。逆に、「これくらいならぼくで作業できるはず…」と
作業しだすとそこに集中してしまい、進行がおろそかになったりします。
…となると人に頼むしかないので、結果、頼むことに慣れます。

3,抑えるべき要点がわかるようになる

自分が管理しなきゃいけないと意識することで「ここの情報わかってないと怖いぞ…」と言う場所が肌感覚でわかってきました。
例えば以下のような情報は明確にしておかないと後々困ります。

・明確な納期

・進行のスケジュールについて

・目先のタスクの共有

・誰が関係者なのか(メールのCc:に誰が必要か)

・納品素材のデータの形式はなにか

・納品素材の使用用途はなにか

ほかにもありますが、こんなところでしょうか。
とくに目先のタスクや、スケジュールは向こうが切ってくれるだろう…。みたいな雰囲気がたまに打ち合わせで流れ、後々
スケジュールを確認することに…。なんてのもたまにあります。打ち合わせでは最初に確認したいむね伝えるのがよさそうです。

4,連絡や会議をひらくことに慣れる

上記みたいに確認することがたくさんあるので、話さないと始まらないよ!ということが多くなってきます。「忙しいところ集まってもらうのは悪いかな」とか
いう考えは最初だけで…、数をこなすうちに慣れました。

5,仕事のテンポが早くなる

窓口業務はとにかく、確認することが多いです。先方への確認、納品予定のデザインの確認、別部署への確認。
打ち合わせしているだけで半日が終わります。早いよ…。でも、まだ仕事はある。というので、強制的に仕事のテンポがよくなってきました。
「この件、どうしたらいいかなぁ〜」と悩みだした時は、情報が足りないときなので
人に聞くか、担当者にもう少し探っていただくか、です。これでだいぶ効率的に動けてます。

6,スケジュールを的確に組めるようになる

窓口を経験して、先方は退社時刻が早いから昼過ぎには一度資料をださないとな。で、あればそれより前に社内で
確認をしておかないと!…、など流れで物事が見えてくるので的確なスケジュールが組めるようになります。
これは他のプロジェクトでもすごく活きてくるスキルなので経験できてよかったですね。

7,誰に確認すればいいかわかってくる

進めていると、「ここを〜さんの許可とってないのはダメだよ!」みたいなことがあります。それをいくつか経験していると
ここまでは自由にやってよくて、ここは確認をとっておくとうまく進むぞ。というのがわかり楽しいです。
忙しいときほど、この工程をはしょってしまいがち、なのでココは注意ですね。

まとめ

やってみると自分が関わることで流れがわかるのがとても楽しいですし、他の案件でスケジュールなどの段取りを組むときにも
かなり的確なことが言えるようになってきました。理解できることが増えると楽しいのはゲームみたいですねー。
もっと多く経験して自分ひとりでも動けるように成長したいものです!